硬件多功能會議室系統是一個獨立的完整的系統，這個系統結構可以很復雜也可以很簡單，影響這個結構的因素是會議室的建設目標如會議室的功能需求，實現這些功能所包含的信息量以及傳播這些信息的途徑等等。隨著信息技術的不斷發展，硬件多功能會議室系統所包含的信息量越來越豐富，傳播信息的途徑也多種多樣。一個大型會議室除了要滿足傳統簡單的會議要求外，還應具有高雅格調和優美音質、清晰圖像演示并進行會議記錄等，而且還可以根據要求擴展配備同聲傳譯系統和投票表決功能以及遠程視頻會議系統。
1.硬件多功能會議室需要具備哪些功能?
多媒體會議室除了要滿足傳統簡單的會議要求外，還應具有高雅格調和優美音質、清晰圖像演示，并且可以根據要求配備同聲傳譯系統和投票表決功能以及會議電視系統。
它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成。選取具備先進功能的DVD和錄像機以及實物和圖文傳送器通過大屏幕投影機還原其圖像，為了更高效、實時地指揮需要配備一套中央集成控制設備，控制室內所有影音設備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調節等等功能，大大提高工作效率和簡化復雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業知識。
我們可以將多媒體會議室系統分成幾個子系統：投影顯示系統、會議擴聲系統、中央集成控制系統、多媒體音視頻系統和視頻會議系統。
2.如何布置會議室的顏色?
影響畫面質量的另一因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。
3.如何布置會議室的燈光?
燈光照度是會議室的基本必要條件。攝像機均有自動彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩，從窗戶射入的光(色溫約5800K)比日光燈(3500K)或三基色類(約3200K)偏高，如室內有這兩種光源(自然及人工光源)，就會產生有藍色投影和紅色陰影區域的視頻圖像;另一方面是召開會議的時間是隨機的，上午、下午的自然光源照度與色溫均不一樣。因此會議室應避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗戶都應用深色窗簾遮擋，并且應選擇冷光源，諸如“三色基燈”(R、G、B)效果最佳，避免使用熱光源。
4.如何減少會議室的回聲和噪音?
a、為保證聲源與吸聲效果，室內應該鋪有地毯、天花板、四周墻壁內都裝隔音毯、窗戶應采用雙層玻璃，進出門應考慮間隔裝置。
b、為保證聲緣與吸聲效果，室內一般需要鋪地毯、掛遮光窗簾、配置吸音吊頂、包門等。同時吸聲不要過量，避免聲音干澀。聲音信號輸入功率放大器之前，應采用均衡器和反饋抑制器進行處理,以提高聲音信號的質量。
c、為減少會議室的回聲，使用盡可能少的麥克風，因為麥克風越多，越容易產生回聲，引入的背景噪音會越強。
